Das Teilen von Wissen und Meinungen im Unternehmen mit Enterprise Social Networks fördern

1. Warum Enterprise Social Networks besser funktionieren als Wiki´s

Denkt man an die Dokumentation von Wissen im Web 2.0 ist dies fast zentral mit dem Schlagwort des internen Wikis verbunden. Warum also zukünftig auf ein Enterprise Social Network setzen, wenn es um die Weitergabe von Wissen und Best-Practices, also dem Wissensmanagement im Unternehmen geht?

Wichtigster Unterschied: Ein Wiki erfordert immer zusätzlichen Aufwand für denjenigen, der die Inhalte im internen Wiki bereitstellen muss. Getreu dem Motto "ich weiß es ja sowieso" bzw. "ich hab ja keinen zusätzlichen Nutzen", wird die Dokumentation im Wiki gerne vernachlässigt. Oft sind Einträge veraltet oder es wurden nach anfänglicher Euphorie über lange Zeiträume gar keine neuen Inhalte bereit gestellt.

Bei Enterprise Social Networks entsteht dagegen "Content" im Rahmen der Kommunikation von Gruppen oder Projektteams.

Dies führt zu kollektiven Inhalten, die keinen Zusatzaufwand erfordern. Ein Enterprise Social Network lebt also durch tägliche Kommunikation während ein Wiki, wenn überhaupt, nur sporadisch durch wenige Mitarbeiter aktualisiert wird.

2. Dialoge jenseits der E-Mail fördern und konservieren

Wer kennt nicht die typische Situation, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung oder gar das Unternehmen verlässt: Da werden noch schnell wichtige Anhänge oder E-Mails weitergeleitet, ein Großteil der Informationen verbleibt jedoch im persönlichen Postfach des Ex-Kollegen. Einige Wochen oder Monate nach dem Ausscheiden werden dann alle Inhalte gelöscht, was einen massiven Verlust an Konversationen und dadurch auch Wissen bedeutet.

Anders in einem Enterprise Social Network: Nachrichtenaustausch erfolgt zum einen nicht Personen- sondern eher Projekt- oder Gruppenbezogen und kann von allen Mitgliedern der Gruppe abgerufen werden. Verlässt ein Teilnehmer das Projekt, eine Gruppe oder gar das Unternehmen, bleiben seine Beiträge und somit auch das angesammelte Wissen für die anderen Teammitglieder weiter abrufbar. Je länger ein internes Enterprise Social Network im Einsatz ist, desto umfangreicher wird die Sammlung an Best-Practices und Expertenthemen.

Diese automatisch "wachsenden" Inhalte stehen durch zentrale Suchfunktionen jedem berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung. Die Einführung eines Enterprise Social Networks befreit somit automatisch das isolierte Wissen des persönlichen E-Mail-Postfaches und stellt es dem Gesamtunternehmen mittels intelligenter Suchfunktionen zur Verfügung.

3. Moderne Wissensweitergabe "vorleben"

Bei der Einführung interner sozialer Netzwerke gilt es als essentiell, auch das Management mit einzubeziehen und aktiv zu beteiligen. Natürlich gilt dies auch für die Weitergabe von Wissen. Gerade die Mitarbeiter des Top-Managements können in vielen Fällen mit guten Beispiel vorangehen. So gibt es z.B. im internen Social Network der Deutschen Telekom eine eigens eingerichtete Gruppe, die für Fragestellungen an das Management eingerichtet wurde. Die dabei von allen Mitarbeitern gemeinsam als wichtigsten Fragen identifizierten Beiträge werden durch den Vorstand wöchentlich beantwortet. Dabei wird nicht nur eine transparente Möglichkeit zur Kommunikation geschaffen, sondern gleichzeitig ein Exempel in der transparenten Unternehmensführung statuiert, welches jedem Mitarbeiter als Vorbild bei der offenen Kommunikation jenseits des abgeschirmten E-Mail-Postfaches dient.

Es gilt vor allem auch Mitarbeiter, die weniger affin für eine Kommunikation im Stile sozialer Netzwerke sind, die bestehende Ängste zu nehmen. Erst wenn dieser Schritt, vor allem mit Unterstützung des Managements, erfolgreich abgeschlossen ist, wird das interne Enterprise Social Network wirklich erfolgreich und erleidet nicht das Schicksal des "Informationsgrabes", wie es leider bei vielen internen Wikis der Fall war bzw. ist.

4. Gamification als neuer Trend in der Nutzung von Enterprise Social Networks

Viele moderne Enterprise Social Networks nutzen das "Kind im Manne bzw. der Frau", denn spielerische Ansätze tragen zur intensiven Nutzung von Netzwerken bei. Was uns Facebook im Privaten vorlebt, wird in ein professionelles Umfeld übernommen. Durch Anreize wie die interne Empfehlung von Kollegen oder die Bewertung von relevanten Beiträgen wird die Weitergabe von Wissen durch ein Bewertungssystem gefördert und kann sogar als weitere Zielvereinbarung mit in die Mitarbeiterentwicklung einfließen.

In Zeiten von dezentralen Strukturen kann das Fördern der Weitergabe von Wissen und dadurch die Identifizierung von Experten zum entscheidenden Faktor der Unternehmensentwicklung werden. Die Wissensträger können durch interne soziale Netzwerke identifiziert werden, denn wer interessante Beiträge zu bestimmten Fachthemen schreibt oder von vielen anderen Mitarbeitern im Stile von Twitter "gefollowed" wird, ist ein wichtiger Multiplikator.

Die Gamification - Ansätze sind also nicht nur ein Weg, das Teilen von Informationen zu fördern, sondern dienen am Ende auch dem Talent-Management im Unternehmen und werden zu einem zentralen Instrument der Personalentwicklung.

Fazit: Transparente Kommunikation fördern und nachhaltig gestalten

Um interne Enterprise Social Networks zum zentralen Wissensspeicher im Unternehmen werden zu lassen, müssen mehrere wichtige Weichenstellungen im Vorfeld genau geplant werden. Es gilt Anreize zu schaffen, die zu einer vermehrten Kommunikation im Social Network führen und dabei die interne E-Mail als wichtigstes Kommunikationsmittel ablösen. Die Einbeziehung des Management und Anreize über moderne Methoden wie z.B. Gamification sind weitere wichtige Bausteine.

Dabei ist es im Vorfeld elementar, auf eine nachhaltige Einführung zu setzen und diese auch mit konkreten Maßnahmen zu unterstützen. Ziel muss es sein, die anfängliche Begeisterung der Nutzer für das neue interne soziale Netzwerk langfristig zu erhalten, um einem Abflachen der Nutzungskurve vorzubeugen.

Viele Projekte zur internen Kommunikation und der Bereitstellung von Wissen scheitern daran, dass im Vorfeld weder ein Konzept noch eine "Guideline" für Mitarbeiter vorlag, was oft dafür sorgt, dass gute Ansätze auf Grund von Vorurteilen oder Unwissenheit der Mitarbeiter im Keim erstickt wurden. Es geht im Kern nicht um das Tool als solches, sondern vielmehr um die Akzeptanz bei den Wissensträgern, die es dabei zu überzeugen gilt.

Verwandte Artikel zum Thema Enterprise Social Networking

Teil 1: Der Kern des Enterprise Social Networking

Teil 2: Was sind Enterprise Social Networks eigentlich genau?

Teil 3: Der Unterschied zwischen öffentlichen Netzwerken und Enterprise Social Networks

Teil 4: Ziele beim Einsatz von Enterprise Social Networks

Teil 5: Warum Enterprise Social Networks scheitern können

Teil 6: Hindernisse bei der Einführung von Enterprise Social Networks

Veröffentlicht von Michael Krebs am 6. Dezember 2012 in Allgemeines, Enterprise 2.0, Enterprise Social Network, Enterprise Social Networking, Social Business, Social Enterprise, Social PM Keine Kommentare » | Permalink

Serie Teil 6 - Bedenken gegen die Einführung von Enterprise Social Networks im Unternehmen

1. Integration

Eine der ersten Fragen bei der Auswahl eines geeigneten Enterprise Social Networks spielt immer das Thema "Integration". Arbeitet man im Oracle-Ökosystem bietet sich hier natürlich das Oracle Social Network an, welches bereits vorkonfigurierte Schnittstellen in andere Oracle-Anwendungen mitbringt. Gleiches gilt für Chatter von Salesforce, dass sich nahtlos in alle Applikationen des Salesforce-Universums einklinkt. Die Komplexität steigt aber, je vielfältiger die eingesetzten Anwendungen werden.

Natürlich entfalten die zentralen Activity-Streams im Enterprise Social Network ihre wirkliche Kraft erst, wenn auch möglichst viele Anwendungen mit ihnen sprechen. Erste Ansätze zur Schaffung zentraler Standards sind zwar zu beobachten, haben aber noch lange keine weitreichende Unterstützung gefunden. Doch oft führt ein pragmatischer Ansatz schneller ans Ziel, denn im ersten Schritt ist bei der Einführung "weniger" oft "mehr". Eine Vielzahl einfließender Informationen ins neue Enterprise Social Network verkompliziert oftmals auch den Einstieg der Mitarbeiter und führt zu einer "Überfrachtung" mit Informationen.

Daher reicht es oft aus, im ersten Schritt das Kern-CRM oder ERP System mit einer kleinen Auswahl an Informationen und Veränderungen in den Activity Stream zu integrieren. Dabei stellt sich immer die Frage, welche Informationen wirklich wichtig und zentral sind für das tägliche "Doing". Deshalb legt z.B. Social PM den Fokus auf die Änderungen an Aufgaben und Kommentaren im Activity Stream, die als zentrales Element der Zusammenarbeit zu sehen sind.

2. Der richtige Durchblick im Anbieterdschungel

Ähnlich wie in anderen "jungen" Produktsegmenten gilt es, bei der Auswahl des geeigneten Produktes eine Vielzahl von Fragen zu beantworten. Noch dazu ist die Gesamtzahl der Anbieter relativ groß, die Funktionalität unterscheidet sich zusätzlich in verschiedenen Bereichen. Dabei wird oft zu viel über Funktionen, Features und Kosten diskutiert.

Was aber der zentrale Punkt ist, der aber nur gemeinsam mit den zukünftigen Anwendern beantwortet werden kann: Wie gut ist die Usability? Wer kennt nicht die berühmte "eierlegende Wollmilchsau" im Software-Umfeld, die zwar vorgibt, fast alle nur denkbaren Funktionen zu bieten, welche am Ende aber keiner mehr bedienen will oder kann? Daher hilft es oft, auf eine einfache aber gut zu bedienende Lösung zu setzen, die vor der Einführung  durch eine Gruppe von Anwendern als "gut" befunden wurde. Zusätzlich muss natürlich beachtet werden, ob die zukünftige Nutzung je nach Anforderungen im Unternehmen mehr im Bereich der internen Vernetzung stattfinden soll oder aber Projekt- oder Taskmanagement im Vordergrund stehen. Beide Faktoren kombiniert, lassen meist eine überschaubare Auswahl wirklich etablierter Tools entstehen, die in eine finale Entscheidung einbezogen werden können.

3. What about the ROI?

Last but not least kommt natürlich immer die Frage nach dem "Return of Invest": Um welche messbaren Faktor steigt die Produktivität, wie verbessert sich das Wissensmanagement oder wie viel Zeit wird durch die direktere und unkompliziertere Kommunikation eingespart?

Konkrete Ansätze sind z.B. die Erhebung von Zeiten die Mitarbeiter täglich mit der Verwaltung von Mails zubringen oder bei der Suche nach Daten, Dokumenten und Mails verschwenden. Aber geht es wirklich nur um den Return of Invest? Was ist der ROI bei der Einsatz von E-Mails?
Eigentlich geht es vielmehr um eine grundsätzliche Veränderung der Kommunikations- und Unternehmenskultur. Diese führt weg von isolierten Bereichen hin zu einer flachen Hierarchie und flexiblen Teams. Dieser Weg lässt sich bestimmt auch in Kennzahlen messen, zahlt sich aber langfristig vor allem durch einen notwendigen, ja elementaren Kulturwandel aus.

Dieser Schritt fällt vielen Managementebenen schwer, auch wenn er weder einen Kontroll- noch Machtverlust mitbringt, sondern ganz im Gegenteil zu mehr Transparenz und einer besseren Steuerung der Bereiche führt. Diese Hürde gilt es als ersten und wichtigsten Schritt im Einführungsprozess eine Enterprise Social Networks zu überwinden. Denn was vielen Mitarbeitern für ihre Kommunikation wichtig ist, fällt vielen Managern heute noch schwer. Wirklich messbare Kennzahlen sollten darüber hinaus bereits während der Einführungsphase gemeinsam mit den Mitarbeitern definiert werden, damit am Ende sowohl ein Kulturwandel aber auch eine messbare Zeitersparnis als Erfolgsfaktoren des Projektes präsentiert werden können.

Veröffentlicht von Michael Krebs am 19. September 2012 in Allgemeines, Enterprise 2.0, Enterprise Social Network, Enterprise Social Networking, Social PM Keine Kommentare » | Permalink

5 Tipps für die Integration aller Mitarbeiter im unternehmenseigenen Social Network

Der Grundgedanke des vernetzten Arbeitens ist sicherlich gut und wird auch im Rahmen von modernen Führungskonzepten immer wieder aufgegriffen, jedoch sind es am Ende die Mitarbeiter, die über den Erfolg eines Social Networks im Unternehmen entscheiden. Wie also gelingt es alle einzubinden und vorallem auch die Kollegen zu motivieren, die sich sonst nicht gerne äußern oder vielleicht sogar als "Digital Immigrants" die Nutzung neuer technischer Lösung erstmal ablehnen?

1. Der Chef postet selbst - gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Social Networks im Unternehmen sind keine Selbstläufer und funktionieren nicht durch die bloße Einführung. Ein zentraler Erfolgsbaustein ist, dass das Management und die Führungskräfte selbst aktiv mit gutem Beispiel vorangehen und anstatt E-Mails zu schreiben wichtige Themen direkt posten. Ein schöner Nebeneffekt dabei ist auch, dass die Mitarbeiter angehalten sind, sich immer wieder in das Netzwerk einzuklinken, wenn sie auf dem Laufenden bleiben wollen.

2. Liken und kommentieren Sie möglichst oft und sprechen Sie darüber

Direktes Feedback ist gerade in Social Networks der beste Weg andere zu animieren. Wie offline auch, kann ein bisschen Anerkennung (Like!) oder ein Lob wahre Wunder wirken. Zeigen Sie anderen, was Ihnen gefällt und an welchen Meldungen Sie Freude haben und animieren Sie damit direkt weitere Mitarbeiter mitzuziehen. Der Autor des Posts freut sich über einen Kommentar (ja, die Nutzung darf Spaß(!) machen) und wird animiert, immer wieder zu posten. Doch Vorsicht: wie im realen Leben sollte nur "geliked" werden, was einem auch wirklich gefällt. "Dauerliker" fallen bei den Kollegen schnell auf und im Zweifel auch durch. Kommentare sollten zudem möglichst sinnvoll und zielgerichtet sein.

3. Interne Social Networks dienen auch dem Selbstmarketing

Verdeutlichen Sie, dass ein internes Social Network auch zum Selbstmarketing von Abteilungen und Personen genutzt werden kann. Gerade Mitarbeiter, die ansonsten eher im im Hintergrund stehen, haben so die Möglichkeiten sich zu profilieren und eigene Leistungen hervorzuheben. Dies ist gerade bei Teams mit verschiedenen Standorten ein Problem, da beispielsweise ein Mitarbeiter der IT oder eine Vertriebsassistenz möglicherweise nicht häufig die Gelegenheit hat direkten Kontakt aufzubauen. Allein ein Bild zur Person zu haben und als Mitglied im Team wahrgenommen zu werden, wirkt wahre Wunder - insbesondere bei Kollegen, die ansonsten eher schüchtern sind und sich normalerweise nicht gerne in den Vordergrund stellen. Sie können sich jetzt weniger formal einbringen und erhöhen damit ihre Reputation.

4. Auch Zwischenergebnisse posten

"Tue Gutes und spreche darüber." Diese Weisheit ist nichts wirklich Neues - dennoch sind gerade Enterprise Social Networks perfekt geeignet, um die Kollegen auch kurz und informell über den aktuellen Stand der Arbeit zu informieren. Das schafft Vertrauen und hilft Fehler zu vermeiden. Warten Sie nicht erst, bis das Endergebnis steht und trauen Sie sich auch Zwischenergebnisse zu posten. Sie werden sehen, dass Kollegen sich mit Ihnen freuen, Ihre Arbeitsergebnisse durch frühzeitige Information an Qualität gewinnen werden und Missverständnisse frühzeitig aufgedeckt werden können.

5. Helfen Sie Ihrem Netzwerk und seien Sie aktiv

Womit wir schon beim letzten Tipp für heute wären: seien Sie aktiv und helfen Sie Ihrem Netzwerk! Weitläufig finden wir immer wieder Personen, die auf Ihrem Herrschaftswissen sitzen und nicht bereit sind Ihr Fachwissen zu teilen, um bspw. ihre Macht zu untermauern. Dem Unternehmen gehen somit wichtige Erkenntnisse verloren und der fehlende Wissensaustausch sorgt für Fehler, Missverständisse und schlecht laufende Prozesse. Drehen Sie den Spieß um! Helfen Sie Ihrem Netzwerk und sorgen Sie für aktive Wissensvermehrung. Posten Sie Ideen und helfen Sie anderen bei Ihren Problemen. Als Dank haben Sie auf Sicht besser informierte Kollegen bzw. Mitarbeiter und können sich auf für Sie wichtigere Themen konzentrieren. Das hilft allen und bringt ein Unternehmen massiv voran!

Wir bei esentri leben diese Grundsätze seit wir unser eigenes Social Network im Einsatz haben und können uns beim besten Willen nicht vorstellen zurück zur E-Mail zu gehen - vernetztes Arbeiten funktioniert einfach viel, viel besser!

Veröffentlicht von Robert Szilinski am 3. September 2012 in Allgemeines, Enterprise Social Network, Enterprise Social Networking, Social Enterprise, Social PM Keine Kommentare » | Permalink

Serie - Teil 5 - Die Hauptgründe für das Scheitern von Enterprise Social Networks

Die Ernüchterung nach dem ersten Hype

Es ist wie bei Kindern: einer anfänglichen Begeisterung für ein neues Spielzeug folgt oft schnell die Ernüchterung. Gleiches ist bei den Aktivitäten der Mitarbeiter im Rahmen der Einführung eines internen sozialen Netzwerks zu beobachten. Ähnlich wie es früher schon oft bei internen Wikis der Fall war, ist zu Beginn eine rege Aktivität der Mitarbeiter zu erkennen, denn man will unbedingt dabei sein bei der neuen Form der Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch die Nutzeraktivität entwickelt sich danach meist analog der Phasen des Hype-Cycles: Einer Spitze in der Nutzung folgt ein schnelles Abnehmen der Aktivität, das neue Enterprise Social Network fällt ins Tal der Enttäuschung.

Genau an dieser Stelle gilt es gegenzusteuern, um langfristig das  "Plateau der Produktivität" zu erlangen. Am einfachsten gelingt dies durch die Identifikation und Nutzung von aktiven und interessierten Mitarbeitern, die auch nach dem ersten Hype für eine weitere "Motivation" der anderen Teammitglieder sorgen. Meist wird durch diese Methode bereits nach kurzer Zeit der "Pfad der Erleuchtung" erreicht und das Enterprise Social Network ist als elementarer Bestandteil der Kommunikation im Unternehmen angekommen. Zusätzlich können auch moderne Motivationsmittel wie z.B. "Gamification" angewendet werden. Hierbei bekommen "Experten" und Nutzer Belohnungen in Form von Punkten , was vor allem die Nutzung des Enterprise Social Networks als Wissensplattform fördert.

Das soziale Netzwerk bleibt eine Insel im Unternehmen

Enterprise Social Networks werden oft direkt durch Mitarbeiter in eine einzelne Abteilungen "getragen", ohne das Management oder IT überhaupt informiert werden. Das führt oft dazu, dass die dabei ins Spiel gebrachten Tools ohne eine grundlegende Strategie dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, denn was sich in einer Abteilung bewährt hat, muss auch für alle anderen Mitarbeiter ausreichend sein. Leider stimmt dies oft nicht, denn die Anforderungen unterscheiden sich. Oft bleibt daher die Nutzung auf einen kleinen Teilbereich im Unternehmen beschränkt. Um dies zu vermeiden, sollten verschiedene Produkte geprüft werden. Denn auch wenn der Umstieg für manche umständlich sein mag - am Ende macht ein Enterprise Social Network nur Sinn, wenn es allen Mitarbeitern einen Mehrwert bringt und auch überall im Unternehmen zum Einsatz kommt.

Unsicherheiten bei der Nutzung und fehlende Managementunterstützung

Enterprise Social Networks bedingen vor allem auch eine Anpassung des Führungs- und Kommunikationsstils. Während bei der E-Mail immer ein genauer Empfänger bekannt ist, besteht im Enterprise Social Network anfangs oft Unsicherheit: Liest mein Chef jetzt alles mit? Wie soll ich mich ausdrücken? Schreibe ich zu "umgangssprachlich"? Hierbei ist jedoch festzustellen, dass sich die Inhalte und die Kommunikation meist selbst regulieren. Wichtig ist jedoch, dass Managementebenen von Anfang an ihre klare Unterstützung signalisieren und sich an der Kommunikation aktiv beteiligen. "Soziales Netzwerken" im Unternehmen funktioniert nur, wenn alle Ebenen eines Unternehmens involviert sind. Dies bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter auch alles sehen oder wissen muss, ein klares Rechtemanagement mit definierten Freigaben und Einschränkungen ist im Unternehmen immer notwendig. Doch kann in bestimmten Bereichen auch eine aktive Diskussion über alle Hierarchiestufen hinweg stattfinden.
In Summe gilt es, eine gute Mischung aus Top-Down, also klassischem Management und einer Bottom-Up-Philosophie in der Führung zu etablieren, die auch im Enterprise Social Network gelebt werden sollte. Dabei gilt: soviel Freiheit wie möglich, soviele Vorgaben wie nötig. Diese Spielregeln müssen aktiv kommuniziert werden, damit Unsicherheit erst gar nicht aufkommt.

Fazit: Eine klare Einführungsstrategie ist elementar

Berücksichtig man die oben aufgeführten Punkte können schon im Vorfeld Multiplikatoren und Management gewonnen werden. Die größten Hürden sind dabei im Rahmen einer Einführungsstrategie vorher inklusive aller Gegenmaßnahmen definiert, was zu einer sicheren Erreichung des "Plateaus der Produktivität" führt.

Veröffentlicht von Michael Krebs am 27. August 2012 in Allgemeines, Enterprise Social Network, Enterprise Social Networking, Social Business, Social Enterprise, Social PM Keine Kommentare » | Permalink