• So gelingt die digitale Zusammenarbeit in Organisationen

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Digitale Zusammenarbeit ist ein Prozess, bei dem Mitarbeiter:innen online zusammenarbeiten, um Aufgaben oder Projekte zu erledigen. Diese Art der Kollaboration kann für Unternehmen von Vorteil sein, da sie die Produktivität und Kreativität steigern und gleichzeitig die Kosten senken kann.

Es gibt jedoch einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Einführung der digitalen Zusammenarbeit stellen müssen. Beispielsweise der Sicherstellung, dass die Teams über die notwendigen Fähigkeiten, Tools und Ausstattungen verfügen. Außerdem müssen die Führungskräfte in der Lage sein, digitale Zusammenarbeit effektiv zu leiten und Mitarbeiter:innen bestmöglich zu fordern und fördern.

Welche Vorteile hat es, wenn Teams digital zusammenarbeiten?

In einigen Unternehmen hält sich nach wie vor der Glaube hartnäckig, dass die Zusammenarbeit vor Ort das einzig Wahre sein kann. Denn nur so können Teammitglieder gut zusammenarbeiten – wenn man sich bei Meetings von Angesicht zu Angesicht trifft und sieht.

Dabei werden aber zahlreiche Vorteile der digitalen Zusammenarbeit nicht berücksichtigt:

    • Höhere Produktivität

      Kolleg:innen können effizienter an Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten, wenn sie online kommunizieren und Informationen austauschen können.

    • Schnelle und transparente Kommunikation

      Beschäftigte können sich schnell und einfach online austauschen, was bei Problemen oder Unklarheiten hilft.

    • Kollaboratives Arbeiten

      Kollaborative Tools ermöglichen Teammitgliedern in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten und einen gleichwertigen Beitrag zum Ergebnis zu liefern.

    • Geringere Kosten

      Unternehmen können Reisekosten und andere Ausgaben sparen, die bei herkömmlichen Methoden der Zusammenarbeit anfallen.

    • Verbesserte Kreativität

      Die digitale Zusammenarbeit kann zu innovativeren Lösungen führen, da die Beschäftigten ihre Ideen mit einer größeren Gruppe von Menschen teilen können.

    • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

      Durch das orts- und zeitunabhängige Arbeiten fühlen sich Mitarbeiter:innen zufriedener und haben ein größeres Freiheitsgefühl.

    Alles in allem wird schon hier klar, dass Unternehmen durch Förderung der digitalen Zusammenarbeit jede Menge Vorteile haben. Die größtmögliche Wirkung erzielt die digitale Zusammenarbeit dann, wenn die Unternehmenskultur ganzheitlich betrachtet wird.

    Welche Leistungen für eine gesamtheitliche Betrachtung notwendig sind, zeigen wir in unserem Portfolio.

      Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, wenn sie auf digitale Zusammenarbeit setzen?

      Es gibt einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Einführung der digitalen Zusammenarbeit stellen müssen.

        Digitale Kompetenzen vermitteln

        Um erfolgreich online zusammenarbeiten zu können, müssen die Beschäftigten über die notwendigen Fähigkeiten in der digitalen Welt verfügen. Das kann für Unternehmen eine Herausforderung sein, da nicht alle Beschäftigten mit der Nutzung von Technologien für die Zusammenarbeit vertraut sind. Hierfür können Schulungen notwendig sein, die den Mitarbeiter:innen die notwendigen Kenntnisse vermitteln und an Videokonferenzen heranführen.

          Geeignete Arbeitsmittel zur Verfügung stellen

          Für die Zusammenarbeit im digitalen Raum müssen die Mitarbeiter:innen über die richtige Ausstattung verfügen. Das bezieht sich sowohl auf die Hardware als auch auf die Software.

          Ein erster Schritt ist die Ausstattung mit leistungsfähigen Endgeräten, wie Smartphone und Laptop. Im zweiten Schritt sollten die Geräte mit der notwendigen Software ausgestattet sein, um das digitale Miteinander optimal gestalten zu können. Dazu zählen Chat-Tools, Kollaborationssoftware oder die Software für Projekt- und Taskmanagement.

            Datenschutz und Sicherheit

            Bei der digitalen Zusammenarbeit müssen Unternehmen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen berücksichtigen. Das erfordert ein zunehmendes Maß an Sicherheit, denn das Risiko von Sicherheitsverletzungen steigt bei der Zusammenarbeit im digitalen Raum natürlich deutlich an.

            Richtlinien, welche Art von Informationen Mitarbeiter:innen online teilen dürfen, können als erste Sicherheitsmaßnahme dienen.

              • Welche Kompetenzen sind für die digitale Zusammenarbeit notwendig?

                Digitale Zusammenarbeit in Organisation: Passende Ausstattung notwendig

              Zum einen müssen Mitarbeiter:innen ausreichend Medienkompetenz aufbauen. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein müssen, die notwendigen digitalen Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu nutzen.

              Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Beschäftigten lernen, in einem virtuellen Team zusammenzuarbeiten. Das erfordert z. B. gute Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, Feedback zu geben und zu empfangen.

              Nicht zuletzt müssen die Arbeitnehmer:innen ein gewisses Maß an Selbstdisziplin entwickeln, denn sie müssen in der Lage sein, unabhängig zu arbeiten und ihre Zeit selbst einzuteilen.

                Wie funktioniert die digitale Kommunikation mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit?

                Unternehmen müssen eine Auswahl an Tools treffen, die für ihre Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit am besten geeignet sind. Miro, Slack, Trello, Microsoft Teams, Asana, Jira, Confluence … Es gibt zahlreiche gute Tools für eine effiziente Zusammenarbeit.

                Menschen aus unterschiedlichsten Abteilungen, Standorten und Zeitzonen können kurzfristig für einen Termin zusammenkommen. Außerdem sorgt die Möglichkeit, bei Videokonferenzen virtuell und dennoch eng mit Teamkolleg:innen oder Kunden zusammenzuarbeiten, für ein großes Maß an Effizienz und Effektivität. Darüber hinaus stehen Informationen und Dateien, die im Laufe von Videokonferenzen per Chat, Notizen oder Whiteboards geteilt werden, den Teilnehmenden auch nach dem Meeting zur Verfügung. So bleiben alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand.

                  Wie gelingt die digitale Zusammenarbeit in Deiner Organisation?

                  Um die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen erfolgreich zu gestalten, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Die Einführung der digitalen Kollaboration gleicht in manchen Unternehmen der Komplexität eines riesigen Projektes. Daher gelten auch hier einige Grundsätze, die für einen Erfolg gegeben sein müssen.

                  • Klar definierte Ziele
                  • Transparente Verteilung von Rollen und Zuständigkeiten
                  • Richtlinien für die Kommunikation (Chats, E-Mail, etc.)
                  • Berücksichtigung von Standards und Prozessen
                  • Zur Verfügung stehende Ressourcen

                  Auch die Organisationskultur spielt hier eine maßgebliche Rolle. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden Vertrauen entgegenbringen, die Möglichkeit zu Homeoffice und remote Arbeit unterstützen. Nur unter diesen Voraussetzungen kann das Arbeitsmodell der digitalen Zusammenarbeit überhaupt erst zustande kommen.

                    Wohin führt uns die Digitalisierung in Zukunft?

                    Wer digital arbeitet, sichert die Zukunft. Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt bereits verändert und wird das auch zukünftig weiterhin tun. Wir befinden uns erst am Anfang dieser digitalen Revolution, da aktuell verschiedene Generationen mit unterschiedlichen Ansprüchen am Arbeitsmarkt aufeinandertreffen. Um in dieser digitalen Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen den Spagat zwischen vertrauten Prozessen und digitalen Möglichkeiten schaffen – und die eigene Belegschaft mit den entsprechenden Tools der digitalen Arbeitswelt vertraut machen. Dies erfordert sowohl auf Seiten der Arbeitgeber als auch auf Seiten der Beschäftigten Anstrengungen, um zum Erfolg zu führen.

                      Eine eigene KI kann die Zusammenarbeit unterstützen

                      Chatbots haben seit dem Release von ChatGPT deutlich Relevanz gewonnen. Grund ist die einfache Abfrage von Daten und Informationen durch natürliche Sprache, um die zahlreichen Informationen einfach und zentral zugänglich zu machen.

                      Das Problem dabei ist, dass sensible Unternehmensdaten in dem Fall nicht ausreichend geschützt sind. Wenn Geschäftsgeheimnisse in die falschen Hände gelangen, kann dies für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Daher ist es unerlässlich, eine geschützte und DSGVO-konforme Umgebung für unternehmensinterne Informationen zu schaffen. Daher gilt es bei der Umsetzung dem Schutz der Daten höchste Priorität beizumessen.

                      Ein eigener KI-Assistent auf Basis von Daten, Dokumente und Use Cases aus dem Unternehmen kann sicher und datenschutzkonform als Wissensdatenbank im gesamten Unternehmen fungieren. Durch dessen Integration in interne Systeme kann der Chatbot schnellen und sicheren Zugang zu Unternehmenswissen bieten und das Projektmanagement durch Statusberichte, Erinnerungen oder Updates unterstützen. Darüber hinaus kann ein eigener Chatbot neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess begleiten, Fragen beantworten und Lerninhalte individuell bereitstellen.

                      Webinar: KI-ckstart „Talk to your data, like never before“

                      In unserem 60-minütigen Webinar erfährst Du, wie Du die Daten Deines Unternehmens datenschutzkonform und sicher in einer eigenen KI nutzen kannst. Wir gehen darauf ein, was es benötigt, um eine eigene KI im Unternehmen zu implementieren, welche Anwendungsfälle sinnvoll zu realisieren sind und was die Vorteile von GPT-Technologien im Unternehmenskontext sind.

                      Kostenfrei zum Webinar anmelden

                      • Organisationsentwicklung

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