Die Marktteilnehmer sammeln Informationen, Unterlagen sowie Daten und bewahren sie ab dem Datum der Bereitstellung der relevanten Erzeugnisse auf dem Markt oder deren Ausfuhr für einen Zeitraum von fünf Jahren auf. Die Informationsanforderungen umfassen laut der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates folgende Punkte:
a) Eine Beschreibung, einschließlich des Handelsnamens und der Art der relevanten Erzeugnisse sowie des gebräuchlichen Namens der Art und ihres vollständigen wissenschaftlichen Namens. Die Beschreibung des Erzeugnisses umfasst eine Liste der relevanten Rohstoffe und relevanten Erzeugnisse, die darin enthalten sind oder zu ihrer Herstellung verwendet wurden.
b) Die Menge der relevanten Erzeugnisse in Eigenmasse oder gegebenenfalls in Eigenvolumen oder Stückzahl. In besonderen Fällen ist eine spezielle Maßeinheit des in der Sorgfaltserklärung angegebenen Codes des Harmonisierten Systems anzugeben.
c) Das Erzeugerland und gegebenenfalls dessen Landesteile.
d) Die Geolokalisierung aller involvierten Grundstücke sowie den Zeitpunkt oder Zeitraum der Erzeugung. Enthält ein Erzeugnis relevante Rohstoffe, die auf verschiedenen Grundstücken erzeugt wurden, ist die Geolokalisierung für jedes der jeweiligen Grundstücke anzugeben.
e) Name, Anschrift und E-Mail-Adresse aller Unternehmen oder Personen, von denen sie mit den relevanten Erzeugnissen beliefert wurden.
f) Name, Anschrift und E-Mail-Adresse aller Unternehmen, Marktteilnehmer oder Händler, an die die relevanten Erzeugnisse geliefert wurden.
g) Angemessen schlüssige und überprüfbare Informationen darüber, dass die relevanten Erzeugnisse entwaldungsfrei sind.
h) Angemessen schlüssige und überprüfbare Informationen darüber, dass die Erzeugung der relevanten Rohstoffe im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes erfolgt ist. Einschließlich aller Vereinbarungen, die das Recht begründen, das betreffende Gebiet für die Erzeugung der relevanten Rohstoffe zu nutzen.
Die entsprechenden Informationen sind in der über das Informationssystem zu übermittelnden Sorgfaltserklärung anzugeben. Kann der Marktteilnehmer die erforderlichen Informationen nicht einholen, dürfen die betroffenen Erzeugnisse nicht auf den Unionsmarkt gebracht, bereitgestellt oder ausgeführt werden.